Project management sau cum sa invatam din greseli

Acum 12 ani primeam primul meu proiect oficial – organziarea unui proiect de mystery shopping pentru o companie de telecom. Provocarile erau nenumarate mai ales ca aveam de livrat peste 450 de fise de evaluare si coordonam 250 de mystery shopperi. Pe multi dintre ei nu ii cunoastem personal, ci doar prin telefon.

De atunci si pana in prezent am organizat mai multe proiecte, printre care peste 450 de proiecte de team building. Iar experienta m-a ajutat sa imi dau seama care sunt cele des intalnite 3 motive pentru care proiectele esueaza.

1. Proiectul nu este planificat in detaliu inaintea demararii

De multe ori primim proiectul si data pana la care acesta trebuie livrat. Demaram activitatea avand in minte mai ales deadline-ul de predare, omitand astfel o planificarea documentata.

Teoria sustine ca in PMP, 7 dintre cei 10 pasi necesari unui project management ca la carte sunt alocati doar planificarii. Iata cateva intrebari pe care le puteti formula in faza de planificare a unui proiect astfel incat sa va asigurati ca ati creat premizele pentru rezultatul mult dorit:

– Ce? Cine? Cum? Primul pas este sa intelegem contextul in care se organizeaza proiectul si sa intelegem scopul pentru care acesta este creat. De exemplu, firma are o intarziere la facturare. Proiectul va consta in scurtarea procesului de facturare.

– Ce trebuie realizat? Care este obiectivul proiectului? Este important sa intelegem ce urmareste proiectul si sa creionam obiectivul ca fiind SMART. Sfatul meu este sa puneti accent pe specificitate si pe plasarea in timp.

– Cum facem? Odata inteles obiectivul, in aceasta etapa a proiectului incepe detalierea activitatilor ce ne vor ajuta sa ne indeplinim obiectivul. Pentru a face asta exista cateva instrumente: Diagrama Gantt sau Work Breakdown Structure.

– Cu cine facem? Recomandarea mea este sa va bazati alegerea echipei pe competente si disponibilitate astfel incat sa puteti ajunge cat mai usor la rezultatele dorite.

– Cu ce facem? Estimarea bugetelor, a resurselor si a timpului sunt foarte importante. Pentru stabilirea acestora, puteti porni de la activitatile preconizate. De asemenea, va puteti baza si pe  experienta project managerului sau alte proiecte similare sunt instrumente folositoarea in estimare.

– Cum ne asiguram ca iese bine? Aceasta etapa se refera la risc management, iar aici e important sa identificam riscurile si oportunitatile proiectului pentru a le preveni sau exploata. Riscurile pot afecta atat resursele, echipa, timpul, dar si proiectul in sine. Faceti o lista cu acestea si potentiale solutii pe care sa le aveti la indemana daca va fi cazul sa va loviti de o dificultate.

Odata rezolvate aceste intrebari si asigurate resursele necesare, proiectul este gata sa porneasca.

2. Project managerul se dedica mai degraba executiei decat monitorizarii

Din experienta, proejct managerul executa si el o serie de activitati din proiect, astfel ca pierde din vedere buna desfasurare a acestuia. Un rol important al project managerului este sa monitorizeze activitatile astfel incat sa se incadreze in timpul si resursele alocate, avand o viziune de ansamblu a intregii situatii.

Pentru mine rolul cel mai important al project managerului este acela de a fi COACH pentru echipa sa. PM-ul nu trebuie sa fie cel mai bun expert din proiect, ci doar cel care creeaza contextul in care oamenii duc la bun sfarsit activitatile atribuite. Iar daca exista provocarile, PM-ul poate facilita un brainstorming de echipa in detrimentul de a gasi singur solutii.

Recomandarea mea este sa fiti implicati in proiect dar si mana de fier care supervizeaza buna desfasurare a proiectului.

3. Nu invatam din greseli

Pe principiul „been there, done that”, asa functionam si eu. Nu ma uitam la proiecte similare la momentul demararii unui nou proiect. Practic, reinventam roata odata cu fiecare proiect. Astfel ca ma loveam de aceleasi provocari ca si alti colegi, gasind uneori aceleasi solutii si pierdeam timp atat la planificare, cat si in executie.

Va recomand cand porniti un proiect sa cautati in companie peoiecte similare si sa plecati de la acele detalii pe care sa le personalizati pentru proiectul vostru. Iar la finalul fiecarui proiect sa faceti o analiza a acestuia, detaliind provocarile si solutiile gasite. O astfel de analiza va ajuta pe voi pentru proiecte viitoare, dar si pe ceilalti colegi care pot invata din greselile voastre.

Ca recomandari va propun sa motivati echipa de proiect prin stabilirea de obiective mici pe care sa le sarbatoriti, dar si prin discutii libere si feedback constant.

Chiar daca echipa de proiect este una temporara, si ea trece prin aceleasi stadii de formare ca o echipa normala. Astfel ca voi, in calitate de manageri de proiect, puteti fi leaderul de care au nevoie membrii echipei.